Managementul părților interesate (stakeholders)

     

de Cezar Babeș 

Importanța stakeholderilor  Definiția oficială a unui stakeholder este orice persoană, grup sau organizație care poate influența, este influențată de, sau crede că este influențată de o decizie, activitate sau rezultat al proiectului. Astfel, numărul de stakeholderi într-un proiect poate fi vast. PMBoK ne oferă câteva tehnici utile de gestionare a acestei variabile. Din experiența mea, gestionarea corectă a stakeholderilor poate face diferența intre un proiect care decurge corect și unul din care nimeni nu vrea să facă parte.  Exemple de stakeholderi, în funcție de domeniul proiectului: 

• Construcții: Autorități locale, comunități, investitori, arhitecți, contractori. 
• IT: Utilizatori finali, echipa de dezvoltare, departamentul IT, parteneri de afaceri, regulatori. 
• Educație: Studenți, cadre didactice, părinți, parteneri comunitari, guvern. 
• Sănătate Publică: Pacienți, profesioniști în sănătate, ONG-uri, autorități de sănătate, companii farmaceutice. 

Cum identificăm stakeholderii?  Există diferite modalități de a identifica stakeholderii: 

• Analizând documentele existente: Dacă există deja, charterul proiectului, contractele și planurile de afaceri pot conține detalii despre părțile interesate. 
• Brainstorming: Sesiuni de discuții structurate cu membrii echipei (care, și ei, la rândul lor, sunt stakeholderi) ajută la identificarea altor stakeholderi. 
• Consultând experții: Cei cu experiență relevantă în domeniu sau în proiecte similare pot sugera alți stakeholderi. 
• Evaluând proiecte anterioare: S-ar putea ca unii stakeholderi implicați în proiecte anterioare să aibă un interes sau un rol în alte proiecte similare. 
• Interviuri: Discuții cu stakeholderii actuali sau cu diverși membri ai organizației pot dezvălui cine ar putea avea interese legate de proiect. 

Analiza stakeholderilor  Odată ce i-am identificat, stakeholderii trebuie analizați. Acest lucru ne ajută să înțelegem influența, interesul și așteptările lor față de proiect.  Cea mai cunoscută – și mai folosită – metodă de a analiza stakeholderii este utilizarea matricei putere/interes. Această matrice organizează stakeholderii în funcție de puterea lor de influență și interesul lor față de proiect. Aceste două dimensiuni ne ușurează prioritizarea acestora și direcționarea eficientă a eforturilor. De asemenea, ne ajută să utilizăm tipul adecvat de comunicare cu fiecare grup: 

• Stakeholderii cu putere și interes scăzute: efort scăzut; îi ținem informați cu mesaje scurte și la obiect. 
• Stakeholderi cu interes ridicat, dar putere scăzută: efort mediu; pot influența pozitiv percepția publică și moralul echipei deoarece reprezintă „galeria” echipei de proiect. Este esențial să menținem o comunicare fluidă cu aceștia și să îi implicăm cât de mult ne permit resursele. 
• Stakeholderii cu putere mare și interes scăzut: efort ridicat; aceștia sunt o amenințare pentru proiect. Comunicarea trebuie să fie strategizată astfel încât să îi menținem mulțumiți și să nu le dăm motive să-și folosească puterea împotriva proiectului. 
• Stakeholderii cu putere și interes ridicate: efort ridicat; aceștia sunt pilonii de bază și campionii proiectului. Este necesar să colaborăm cu ei îndeaproape. 

Un alt lucru important în managementul stakeholderilor este monitorizarea continuă a nivelului lor de informare, nevoilor și a clasificării lor. Asta ajută la evitarea situațiilor unde un stakeholder cu interes și influență scăzute se transformă, fără să ne dăm seama, într-unul cu interes scăzut și influență mare.  Colaborarea cu stakeholderii  Pentru a colabora eficient cu stakeholderii, trebuie să avem un plan de colaborare adaptat în funcție de influență și interes. Acest plan ar putea include: 

• Definirea obiectivelor colaborării: clarificarea așteptărilor de la fiecare stakeholder, fie că este vorba de informare, consultare sau colaborare activă. 
• Metode de comunicare: selecționarea canalelor de comunicare adecvate, de la întâlniri față în față pentru cei cu influență mare, la e-mailuri sau newslettere pentru cei cu influență redusă. 
• Calendarul interacțiunilor: stabilirea momentelor optime pentru comunicare, adaptând frecvența de-a lungul proiectului. 
• Bucle de feedback: implementarea și răspunsul la mecanisme de feedback pentru a rafina strategia de colaborare. 
• Monitorizarea și ajustarea: evaluarea periodică și adaptarea planului de colaborare pe baza feedback-ului și a schimbărilor în dinamica proiectului. 

Situații tipice și soluționarea lor  În general, multe proiecte se confruntă cu probleme similare când vine vorba de colaborarea cu stakeholderii. Mai jos sunt câteva exemple și potențiale soluții : 

• Lipsa de implicare: Sesiuni de informare interactive și conversații ulterioare individuale pot crește implicarea stakeholderilor. 
• Conflicte de interese între stakeholderi: Medierea și negocierea aspectelor proiectului este necesară pentru a rezolva conflictele. Schimbările rezultate din acest proces trebuie să fie înregistrate adecvat. Managerul de proiect trebuie să fie întotdeauna neutru și să faciliteze doar procesul. 
• Scepticism față de rezultate: O demonstrație a rezultatelor parțiale ale proiectului (quick wins) sau rezultate din alte proiecte similare pot oferi dovezi concrete ale beneficiilor, reducând scepticismul. 
• Schimbarea stakeholderilor: Oamenii se mai schimbă în proiecte, chiar și cei importanți, cum ar fi sponsorul. Este important ca managerii de proiect să se asigure că un transfer de cunoștințe a fost efectuat, pentru a asigura o schimbare fluentă, menținând alinierea obiectivelor proiectului cu noii stakeholderi. 

Managementul stakeholderilor, deși este un aspect fundamental în managementul proiectelor, este văzut ca o artă pe cât de complexă, pe atât de importantă pentru succesul celor mai dificile proiecte, iar eficiența cu care este executată tinde să evolueze cu experiența fiecărui manager de proiect.