Utilizarea tehnologiei in managementul de proiect

       

de Cezar Babeș

În popor se spune că „fiecare meșter are unealta lui”. Specialiștii în managementul proiectelor nu fac excepție. Uneltele reprezintă tehnologia folosită la atingerea obiectivelor proiectului într-un mod efectiv și eficient și fac, de multe ori, diferența între un proiect de succes, ușor de gestionat și unul destinat eșecului.  De ce folosim tehnologia în managementul proiectelor?   Tehnologia reduce complexitatea, îmbunătățește comunicarea, sporește eficiența și asigură o gestionare mai bună a resurselor și timpului. Mai ales în contextul revoluției digitale din ultimele două decenii, managerii de proiect au acum, mai mult ca niciodată, abilitatea de a lua decizii mult mai informate și pot adapta strategia și tacticile lor în timp real, în funcție de datele și statisticile oferite de aceste unelte.  Istoria utilizării tehnologiei în managementul proiectelor   Dezvoltarea tehnologiei folosite în managementul proiectelor a luat amploare de-a lungul secolului douăzeci. Astfel:  

• Anii ‘60 – au apărut tehnici de planificare liniară și metode precum PERT (Program Evaluation and Review Technique) și CPM (Critical Path Method). 
• Anii ‘80 – au apărut aplicații de management de proiect pe calculatoarele personale, lansarea Microsoft Project fiind un moment important în democratizarea accesului la instrumente de planificare și monitorizare.  
• Anii ‘90 – explozia internetului și a intranetului a deschis ușile colaborării la distanță și accesul la informații în timp real.  
• În anii 2000 au apărut soluțiile mobile și cloud care au revoluționat, din nou, felul în care diferite aspecte ale proiectelor erau gestionate.  
• Între 2010 și prezent, progresele în analiza datelor și instrumentelor de vizualizare au oferit moduri noi de a interpreta volume mari de informații pentru luarea deciziilor, nu doar în managementul proiectelor, dar în multe alte domenii. 

Ce unelte folosim în managementul proiectelor?  Am putea spunea că în prezent managerii de proiect au la dispoziție chiar prea multe unelte și tehnologii care ajută la atingerea obiectivelor proiectului. Sunt numeroase categorii în care se împart aceste unelte, unele dintre ele fiind listate mai jos: 

• Software de planificare: Unelte ca Microsoft Project și Primavera permit planificarea minuțioasă a proiectelor și monitorizarea progresului, inclusiv planificarea resurselor. 
• Sisteme de colaborare: Platforme precum Slack și Microsoft Teams sprijină comunicarea și colaborarea între membrii echipei, aspect vital pentru succesul proiectelor.  
• Instrumente Agile și Scrum: Jira, Trello și Linear oferă abilitatea de a gestiona sarcinile și fluxurile de lucru în proiecte Agile și hibride.  
• Platforme de gestionare a documentației: Sisteme ca SharePoint, OneDrive, Google Drive și Confluence sunt soluții pentru depozitarea și editarea, în timp real, a documentelor proiectului.  
• Instrumente de analiză predictivă și Business Intelligence (BI): Aplicații precum Tableau și Microsoft Power BI facilitează analiza datelor și previziunea trendurilor.  
• Instrumente de gestionare financiară și buget: Aplicații precum QuickBooks, Xero și FreshBooks ajută la urmărirea cheltuielilor, administrarea bugetului și efectuarea plăților.  
• Software de gestionare a portofoliului de proiecte (PPM): Platforme ca Planview și Clarity PPM oferă managerilor de proiect și organizațiilor abilitatea de a vedea o imagine de ansamblu a tuturor proiectelor în curs.  
• Instrumente de management al riscurilor: Platforme ca Riskalyze și simPRO pot fi folosite pentru identificarea, evaluarea și gestionarea riscurilor.  
• Instrumente de vizualizare: Aplicații precum Miro, Mural, Draw.io si Microsoft Whiteboard care oferă utilizatorilor abilitatea de a crea reprezentări grafice ale ideilor lor.  

Supra-dependența de tehnologie – o sabie cu două tăișuri:   Tehnologia în managementul proiectelor implică aspecte pozitive cât și negative. Pe de o parte, eficientizează procesele, dar pe de altă parte, poate crea probleme dacă nu este gestionată corect. Iată câteva exemple: 

• Supraîncărcarea informațională: Prea multe date cauzează dureri de cap – și la propriu și la figurat. E necesară o filtrare activă a informațiilor și o prioritizare a datelor pe baza relevanței și importanței pentru obiectivele proiectului. 
• Pierderea abilităților interpersonale: Echipele devin prea dependente de comunicarea digitală iar abilitățile de comunicare față în față si de rezolvare a conflictelor, au de suferit. E vital să existe oportunități de socializare între colegi. 
• Dependența de algoritmi și automatizare: O încredere exagerată în judecata calculatorului afectează negativ capacitatea de judecată și intuiția umană, esențiale în dezvoltarea profesională și personală. E important să exersăm gândirea critică și utilizarea experienței manageriale, chiar și cu riscul de a greși. 
• Adaptarea la noi tehnologii: Menținerea pasului cu noile tehnologii e obositoare. Din această cauză este important să alegem unelte extensibile care, odată învățate, ne permit perfecționarea cunoștințelor, necesitând învățarea doar a noilor funcționalități. 

Viitorul uneltelor de management al proiectelor  Cu încorporarea inteligenței artificiale și, în special, a modelelor de limbaj de mari dimensiuni (Large Language Models – LLM), tehnologia folosită în gestionarea proiectelor promite să devină mai utilă. Aceste LLM-uri sunt capabile să automatizeze sarcinile repetitive, cum ar fi crearea de rapoarte, luarea de minute ale ședințelor sau analizarea feedback-ului de la clienți, eliberând, teoretic, managerii de proiect pentru a se dedica aspectelor mai strategice ale proiectelor.  Integrarea LLM-urilor în platformele existente preconizează o transformare radicală a modului în care lucrăm cu instrumentele de management al proiectelor, transformându-le din simple mecanisme de urmărire în asistenți inteligenți ce optimizează fluxurile de lucru și amplifică eficiența. Cel puțin teoretic. Practic, vom vedea.