Noi provocări în practica comunicării în echipele de proiect

           

de Dorin Badea

Comunicarea este recunoscută de către toți participanții la un proiect ca fiind un ingredient critic al succesului proiectelor și nu este rar, ca la evaluarea post-mortem a unui proiect, comunicarea să fie indicată ca fiind un contributor cheie la reușita sau nereușita unui proiect. Este unul din acele ingrediente invizibile când lucrurile merg bine, dar extrem de evidente când proiectele sunt pe cale să ajungă la un dezastru. Sunt o mulțime de materiale disponibile pe această temă, iar subiectul este tratat în detaliu în literatura de specialitate (vezi de exemplu secțiunea 4.2.2 din PMBOK®7 , în capitolul Models, Methods and Artifacts). În ultima perioadă observ însă că  o mulțime de factori intervin în modelele de comunicare clasice, iar metodele care pot fi folosite de managerii de proiect și de membrii de echipă pentru a asigura eficiența și coeziunea în comunicare trebuie re-evaluate. Nevoia este un profesor excelent. Când un eveniment global de genul epidemiei de coronavirus se produce, unele echipe sunt expuse imediat la factori perturbatori (care afectează aproape imediat canalele de comunicare), în timp ce alte echipe au oportunitatea să observe dezastrul desfășurându-se cu încetinitorul și să învețe și să adapteze de urgență metodele folosite pentru a putea păstra un minim de eficiență. Alte evenimente globale se produc, nefiind încă clar dacă sunt evenimente care vor conduce la schimbări fundamentale sau sunt doar o modă temporară (cu susținătorii săi fervenți și gălăgioși). De exemplu, fenomenul AI pe care îl observăm în timp real atât cu beneficiile sale (prezente și potențiale), cât și cu efectele colaterale (vezi de exemplu halucinațiile unor LLM la stimuli speciali ale unor utilizatori cu agendă cum ar fi cele expuse pe X.com sau pe Youtube). Lipsa unei reglementări la nivel de proiect a modului în care pot fi folosite uneltele AI (dacă pot fi folosite) poate duce la confuzii, frustrări, dezamăgiri și tensiuni în echipa de proiect, mai ales când sunt combinate cu alte circumstanțe („Cum a reușit XYZ să facă analiza WBS în doar 30 min? Sigur a ratat ceva…”). În acest context, nu uitați să experimentați abilitățile PMI Infinity (la adresa https://infinity.pmi.org/ ) sau, dacă timpul permite, chiar să deveniți beta testeri pentru PMI Infinity cu GPT4 Turbo (link în PMI Infinity). Acești perturbatori se produc și evoluează extrem de rapid. În contextul în care uneori este nevoie de ani de practică pentru a deveni competenți în tehnici de comunicare, managerii de proiect se găsesc în situația în care provocări vechi (cum ar fi comunicarea indirectă sau interacțiunile interculturale) devin exacerbate de noii perturbatori. Metodele de comunicare, precum și canalele de comunicare, se schimbă în moduri în care utilizatorii nu sunt întotdeauna pregătiți și noi tehnici trebuie dezvoltate, testate și folosite pentru a păstra un nivel rezonabil de eficiență în pregătirea și desfășurarea proiectelor. Spre exemplu, comunicând prin videoconferință se complică foarte mult misiunea unui analist care trebuie să colecteze cerințele de business și care este obișnuit să observe reacțiile non-verbale ale interlocutorului: vede doar o mică parte a corpului, la o rezoluție îndoielnică și cu o întârziere indusă de sistemul video. Toate aceste noi unelte vin atât cu o provocare cât și cu o oportunitate. Rămâne în sarcina managerului de proiect să discearnă ce este de folos și ce este un perturbator, ce poate accelera și îmbunătăți comunicarea și ce are potențialul de a distrage atenția și a deturna resurse valoroase (cum ar fi timpul) de la misiunea proiectului. Pentru cei interesați, vom discuta mai multe despre acest subiect în sesiunea de pe 25 iunie 2024, la Sala „Moisil” de la Academia de Studii Economice, București, la ora 19:00 în cadrul evenimentului lunar – Altered human interaction in Project Management – constraints imposed vs human creativity cu subsemnatul.